# User Guide

### Introduction

DE Quality-of-Hire Analyst  menjalankan analitik **HRIS Recruitment Quality** untuk menjawab pertanyaan seperti:

* “Universitas mana yang menghasilkan outcome terbaik?”
* “Pengalaman sebelumnya mana yang menghasilkan outcome terbaik?”
* “Berapa orang yang join dari Campus A?”

DE akan merangkum parameter analisis, menghitung metrik, dan menampilkan hasil agregat yang bisa diranking (tanpa menampilkan daftar karyawan per individu). 

### What you will receive (Output)

Saat analisis selesai, DE akan menampilkan output agregat berupa:

* **Rekap input analisis**:
  * Time range hire (berdasarkan start date).
  * Pilihan metrik: performance saja, retention saja, atau keduanya (default: keduanya).
  * Retention window (90/180/365 hari; default 180 hari).
  * Definisi performance (default: combined).
  * Segmentasi yang dipakai (university/degree/major, experience dimension).
* **Ranked tables** per dimensi segmentasi, berisi:
  * Segment name (misalnya Campus A).
  * Employee count (N).
  * Retention rate (sesuai retention window).
  * Performance metric (KPI-based dan/atau promotion proxy dan/atau salary proxy).
  * Coverage/confidence note (misalnya KPI coverage + catatan sample size).
* **Count results** untuk pertanyaan hitung, misalnya:
  * “Number of employees who joined from Campus A” (opsional breakdown by year/job family/location).
* **Audit record (internal)**:
  * Requester (username), time range, definisi metrik, keputusan normalisasi.

### Benefits

DE Quality-of-Hire Analyst membantu tim HR dan Talent Acquisition mengambil keputusan sourcing yang lebih data-driven dengan membandingkan outcome hire (retention dan performance) secara konsisten dan aman, melalui:

* **Evaluasi sourcing berbasis outcome:** Memeringkat universitas dan pengalaman sebelum masuk, berdasarkan retention rate dan performance metric untuk cohort hire pada periode yang Anda pilih.
* **Mengurangi kerja manual analitik:** Mengotomatisasi pengambilan data HRIS + KPI (jika ada izin), perhitungan retention, dan penyusunan ranking per segmen tanpa perlu olah data manual.
* **Hasil lebih konsisten antar analisis:** Menggunakan definisi metrik yang terstandar (retention window 90/180/365; performance via KPI dan/atau proxy promosi dan/atau proxy gaji) sehingga perbandingan antar periode dan antar pengguna lebih selaras.
* **Kualitas interpretasi lebih aman:** Menyertakan **coverage note** (misalnya ketersediaan KPI pada cohort) dan catatan confidence/suppression untuk sampel kecil, sehingga Anda tahu kapan hasil perlu dibaca dengan lebih hati-hati.
* **Normalisasi dimensi yang mengurangi noise:** Menormalisasi alias (nama institusi, field of study, education level) agar segmentasi tidak terpecah hanya karena variasi penulisan, dan meminta konfirmasi user bila ambigu.
* **Traceability untuk audit dan review:** Menyimpan audit record internal (requestor, time range, input metrik, serta keputusan normalisasi auto vs user-confirmed) untuk memudahkan penelusuran saat review atau audit.

### Who can run it (Permissions)

Anda dapat menjalankan analisis ini jika:

* User yang melakukan prompt memiliki akses ke **Digital Employee Quality-of-Hire Analyst**, dan
* Digital employee memiliki **view access** ke data HRIS yang diperlukan (education history, pre-hire experience, termination data), serta
* Digital employee memiliki izin untuk mengakses sumber performance yang dipakai (misalnya custom KPI table, promotion history, salary decree) sesuai kebijakan akses di CATAPA.

**Akses salary decree** untuk salary-based proxy:

* Mengikuti **menu trustee** yang diberikan pada Digital Employee di CATAPA.
* Jika akses tidak diberikan, komponen salary-based akan menyesuaikan (tidak dihitung).

### What you need before you start (Mandatory inputs)

DE akan meminta parameter berikut jika belum Anda sebutkan:

1. **Time range untuk cohort hire (required)**
   * Berdasarkan **start date**.
   * Minimum: **6 bulan**.
   * Maksimum: **5 tahun**.
   * Default jika tidak ada: **1 tahun terakhir**.
2. **Retention window (required)**
   * 90 / 180 / 365 hari.
   * Default: **180 hari**.
3. **Metrik yang ingin ditampilkan (required untuk dipastikan)**
   * Performance saja, retention saja, atau keduanya.
   * Default: **keduanya**.
4. **Definisi performance (default)**
   * KPI custom table metric dan/atau promotion proxy dan/atau salary proxy.
   * Default: **combined**.

Opsional (jika Anda ingin mempersempit hasil):

* Filter: job title/level, location, company.
* Definisi “experience” jika ambigu (years band vs last industry vs last role family).

### What the DE does behind the scenes (Ringkas)

Untuk setiap permintaan, DE menjalankan flow berikut:

1. **Clarify** Memastikan time range hire, retention window, dan pilihan metrik sudah jelas. Jika “experience” ambigu, DE akan meminta definisi yang Anda maksud.
2. **Retrieve (CATAPA HRIS + Custom Table/Data)** DE mengambil data berikut:
   * Employee & employment: hiring data (non historical), employment data (historical).
   * Education history (historical).
   * Pre-hire job experience (historical).
   * Retention outcome: termination data (non historical).
   * Salary data: salary decree (historical) — permissioned.
   * Performance outcome: custom KPI table/data (historical).
   * Master data: education-related (non historical).
3. **Normalize** DE menormalisasi:
   * Institution name,
   * Field of study,
   * Education level. Jika tidak bisa diputuskan otomatis, DE meminta konfirmasi user.
4. **Compute**
   * Menghitung retention rate sesuai retention window.
   * Menghitung performance sesuai definisi yang dipilih (default combined).
5. **Rank & guardrails**
   * Menyusun ranked tables per segmen.
   * Menekan sampel kecil (threshold diserahkan pada AI).
   * Menampilkan coverage/confidence note (termasuk KPI coverage).
6. **Audit log** Mencatat requester, time range, input metrik, dan keputusan normalisasi (auto vs user-confirmed).

### What the DE evaluates against (Metrics & dimensions)

#### A. Retention

DE menghitung **retention rate** untuk window:

* 90 / 180 / 365 hari (default 180 hari).

#### B. Performance (default: combined)

Karena CATAPA tidak memiliki performance module native, performance dihitung dari:

1. **KPI-based performance (custom table)**
   * Bobot: 50%.
   * Skor: 1–5.
   * Contoh: average KPI score.
2. **Promotion-based proxy**
   * Bobot: 25%.
   * Semakin tinggi frekuensi promosi semakin baik.
   * Contoh: promotion rate dalam 12 bulan sejak hire; time-to-first-promotion.
3. **Salary-based proxy**
   * Bobot: 25%.
   * Frekuensi kenaikan lebih tinggi semakin baik.
   * Persentase kenaikan lebih tinggi semakin baik.
   * Penalty/salary deduction lebih buruk.
   * Contoh: salary change pada periode tertentu.

**Catatan agregasi combined:** Detail formula agregasi combined (selain bobot 50/25/25) dan normalisasi antar komponen **diserahkan pada AI**.

#### C. Segmentation & ranking

DE mendukung segmentasi dan ranking berdasarkan:

* University / degree / major (jika tersedia).
* Experience dimension (klarifikasi jika ambigu; default All).

### Understanding the output (Cara membaca hasil)

Gunakan checklist singkat berikut agar interpretasi konsisten dan aman:

1. **Cek input yang direkap DE**: time range, retention window, definisi performance.
2. **Baca N (employee count)** per segmen. Hasil dengan N kecil bisa disuppress.
3. **Bandingkan retention rate** sesuai window yang Anda pilih.
4. **Bandingkan performance metric** sesuai definisi (KPI/promotion/salary/combined).
5. **Perhatikan coverage note** (misalnya KPI coverage) sebelum menyimpulkan “terbaik”.